Aktivitet: Planera arbetsdagen

09:00-09:30, 30 min

Problem: Jag vet inte hur jag ska göra.

Akuta lösningar:

Kartlägg hur mycket tid du har att styra över (utöver möten etc)
Se hur mycket av den tiden du behöver för att förbereda/efterarbeta möten etc
Av den tiden, börja med några korta, enkla uppgifter för att komma igång, ta sedan den viktigaste uppgiften, även om den tar emot

Proaktiva lösningar:

Skapa en enkel Aktivitet för detta som du kan återanvända
Underlätta för dig själv att planera visuellt - med att rita på whiteboard eller med bildstöd
Är olika veckodagar olika passande för dig att göra olika sorters uppgifter? Är du t.ex. bäst på administration på måndagen efter helgen, eller på torsdagen när du kommit igång med arbetet? Öronmärk olika dagar för olika uppgifter så blir planeringen inom dagen lättare

Problem: Jag hinner inte med allt, jag vet inte vad jag ska prioritera

Akuta lösningar:

Finns det något du kan avboka, t.ex. ett möte, för att få mer tid till det du behöver?
Be din arbetsledare om hjälp i prioriteringen vad du ska göra om inte allt hinns med, de har en skyldighet enligt arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2015:4 att hjälpa dig med detta
Om du behöver skjuta fram vissa saker, informera de personer det kommer att beröra

Proaktiva lösningar:

Gå igenom dina uppgifter veckovis för att se vad som behöver prioriteras, luta dig mot detta i den dagliga prioriteringen
Om detta är återkommande - ta ett möte med din chef för att se om något kan lyftas bort från dig
Be om en tydlig delegeringsordning - finns det andra du kan be om hjälp?

Problem: Jag vet inte hur mycket jag kommer att hinna med idag

Akuta lösningar:

Gör en lista för det som verkligen måste bli klart idag, sedan en separat för vad som vore bra att fortsätta på om du hinner
För vissa passar det bäst att avsätta tid och göra det som hinns med på den tiden
För andra passar det bättre att prioritera uppgifter och låta uppgiften ta så lång tid det behöver

Proaktiva lösningar:

Börja kartlägga hur mycket tid du behöver för olika sorters uppgifter, det är olika för alla
Produktiviteten för personer med npf är ofta ojämn. Var snäll mot dig själv om du inte fick allt gjort som du hade tänkt, andra dagar kanske du hinner med mer.
Be om tydliga prioriteringar från din arbetsledare kring vad du ska släppa om du inte hinner allt

Aktivitet: Svara på mail

09:30-10:00, 30 min

Problem: Jag vet inte hur jag ska formulera mig

Akuta lösningar:

Vem är mailet till? Googla på exempel på inledningar/avslut på mail för formella och informella relationer för att få rätt ton
Be en kollega dubbelkolla tonen om det är ett särskilt viktigt mail
Om du fastnar i att överarbeta mailet efter att det är klart och du har läst igenom det igen, ta ett djupt andetag och klicka på skicka.

Proaktiva lösningar:

Öva på att formulera dig kort, i enkla ord och korta meningar.
Se hur dina kollegor inleder/avslutar mail och använd ett liknande/samma språk
Ta för vana att lägga in något uppmuntrande/positivt i mailet, uppskattning av den andra personens arbete eller tack på förhand

Problem: Jag vet inte vad jag förväntas göra med mailen

Akuta lösningar:

Först, avgör om det behöver besvaras eller inte.
Sedan, gå igenom och se vad som rör just dig. Bortse från resten.
Om det är oklart vad du ska göra, svara på mailet och stäm av vad du ska göra.

Proaktiva lösningar:

Många mail är för information, stäm av med ditt arbetslag om de förväntas besvaras eller ej.
Kom överens med dina kollegor hur ni använder mailens olika funktioner, t.ex. cc, flaggning etc
Be de du arbetar närmast att var tydliga i sina mail vad de vill att du ska göra, t.ex. i en avslutande mening

Problem: Jag hinner inte svara på alla

Akuta lösningar;

Gå igenom alla mail du behöver besvara för att prioritera dem
Börja med sådana som redan har en passerad deadline/är närmast deadline
Om det är viktiga mail som blir kvar - svara "jag återkommer med svar senast XX" så att personen vet att du kommer att svara längre fram

Proaktiva lösningar:

Finns det vissa mail där du behöver skriva samma information om och om? Spara dem och återanvänd texten
Gör en plan för prioritering beroende på din roll, be om hjälp från arbetsgivaren om det behövs
Behöver du sätta av mer tid i kalendern för att hantera mailen?

Aktivitet: Fika

10:00-10:15, 15 min

Problem: Jag känner mig överväldigad

Akuta lösningar:

Gå till en lugn plats där du får vara ifred - utomhus, en toalett eller ett vilorum
Sätt en timer för när rasten tar slut så att du inte behöver stressa över om du är sen
Sätt på dig hörlurar eller titta i en bok för att andra ska låta dig vara ifred

Proaktiva lösningar:

Prata med arbetsgivaren om att ordna ett vilorum om det inte finns
Förbered något lugnande, t.ex. en playlist eller ljudbok, att använda om du blir överväldigad
Ta med dig sådant som skärmar av intryck - solglasögon/keps, hörlurar etc.

Problem: Jag vet inte hur jag ska småprata

Akuta lösningar:

Ställ frågor där du utgår ifrån vad personen precis sagt
Fråga om vad personerna gjort i helgen/ska göra i helgen/hur veckan går
Om du behöver välja tema, utgå från FRAD - Fritid, Relationer, Arbete, Drömmar

Proaktiva lösningar:

Läs på om småprat, det finns riktlinjer som gör det lättare, t.ex. att det ska vara teman som har låg risk för konflikt och kräva lite anstränging/särskild kunskap
Förbered några teman eller frågor att använda ifall det helt låser sig och du inte vet vad du ska säga
Mycket av småprat består av samma sorters fraser, lär dig några exempel på utbyten

Problem: Jag vet inte vad jag ska göra

Akuta lösningar:

Drick ett glas vatten - det är lätt att bli uttorkad och det mår ingen bra av
Ta en promenad, antingen inomhus eller utomhus
Lyssna på musik eller podcast

Proaktiva lösningar:

Planera ett par förbestämda aktiviteter du kan göra på fikat
Har du kollegor du gillar? Bestäm i förväg att ni ska göra något tillsammans
Rasten syftar till att ge dig vila inför att arbeta vidare - vad ger dig energi?

Aktivitet: Eget arbete

10:15 - 12:00, 1 h och 45 min

Problem: Jag vet inte vad jag ska göra

Akuta lösningar:

Gör en lista av alla uppgifter du har.
Om du inte vet vilka uppgifter du har, kolla i mail eller stäm av med din arbetsledare.
Prioritera dessa utifrån vilka som är mest viktiga och akuta.

Proaktiva lösningar:

Utveckla ett system för att hålla koll på alla uppgifter som du får. Lägg in dem i Mariko!
Ha regelbundna avstämningar med din arbetsledare/arbetslag om vad du ska fokusera på
Utforska Eisenhowers matrix för att prioritera, vad gör uppgifter akuta/viktiga i just ditt arbete?

Problem: Jag vet vad jag ska göra men jag kommer inte igång

Akuta lösningar:

Bryt ned det du ska göra i mindre steg. Fortsätt bryta ned det till så små steg att du kan komma igång.
Har du en kollega som gör ett liknande sorts arbete? Föreslå att sätta er ihop för att bidra till fokus.
Avbryt. Bestäm dig för att ta en rast på fem minuter för att sedan sätta igång

Proaktiva lösningar:

Arbeta med din hjärna. När är det lättast för dig att göra vad? Är du mest produktiv på morgonen eller eftermiddagen? Anpassa arbetet utefter det
Testa olika appar för att hjälpa dig med fokus. T.ex. Forest, FocusMate.
Trivs du bäst med tystnad eller bakgrundsmusik för att få saker gjort? Gör en spellista för fokus om du vill ha ljud.

Problem: Jag blir inte klar

Akuta lösningar:

Testa metoder som Pomodoro, att fokusera i korta sekvenser och ta regelbundna pauser
Vi kommer alla prokrastinera - planera hur du kan göra det produktivt. Ha ett par uppgifter som du kan växla mellan om det hjälper dig hålla igång.
Sätt deadlines, för hela arbetet och för varje del.

Proaktiva lösningar:

Din arbetsgivare har ett ansvar att ge dig stöd i ditt arbete, prata med hen om detta är ett återkommande problem för att se hur ni kan hjälpas åt.
Se över din arbetsmiljö, kan ljud/ljus/lukt störa dig mindre?
Be om tydligare deadlines för delmål i ditt arbete

Lunch

12:00 - 13:00, 1 h

Det är obehagligt i lunchrummet

Akuta lösningar:

Finns det någon del som är lugnare? Sikta på den
Sätt dig i ett annat rum om du får
Vänta tills det börjar bli mer tomt innan du går dit

Proaktiva lösningar:

Prata med arbetsgivaren om att äta på annan plats
Ta med hörlurar/öronproppar och keps/solglasögon för att mildra intrycken
Fråga arbetsgivaren om du kan få ta lunch innan alla kommer så att du inte behöver stressa i slutet

Jag vet inte var jag ska sätta mig

Akuta lösningar:

Vill du sitta själv? Det är helt okej! Hitta en plats där du kan vara ifred
Finns det plats nära någon du känner? Gå dit och fråga om du kan sitta där
Om det är svårt att välja, ta den närmaste platsen du får syn på

Proaktiva lösningar:

Kom överens med en kollega om att luncha ihop
Hör med arbetsgivaren om du kan få en egen plats att sitta på
Ha en plan i förväg om vilken del av lunchrummet du ska sikta på för att avgränsa valmöjligheterna

Jag har svårt att äta min mat

Akuta lösningar:

Sätt dig någon annanstans - det kan vara svårt att få aptit om man är överväldigad
Har du en rast lite senare där du skulle kunna äta? Avvakta tills dess om aptiten inte finns.
Kan du köpa någon annan mat som känns mer tilltalande?

Proaktiva lösningar:

Ha med dig en målersättning som backup ifall du inte lyckas äta på lunchen och inte har tid för en hel måltid senare
Äter du centralstimulerande medicin? Se hur timingen av den påverkar din aptit, kanske behöver du ta den tidigare för att kunna äta vid lunchen
Om lunchrummet är otillgängligt för dig, prata med arbetsgivaren om anpassningar. Kanske tassar på stolarna, gardiner för fönstren, riktlinjer om vilken sorts mat som är olämplig att micra i gemensamt rum.

Möte

13:00-15:00, 2 h

Jag hänger inte med när mötet blir rörigt

Akuta lösningar:

Be att definiera syftet med mötet
Be att få ta pauser - rörighet kräver mycket energi
Be om en sammanfattning i slutet av mötet för att fånga det som var viktigt för just dig

Proaktiva lösningar:

Föreslå tydligare syfte/dagordning/ordförande
Läs igenom underlag inför möten ordentligt för att kunna hänga med så bra som möjligt
Vilka möten måste du vara med på?

Jag har svårt att fokusera

Akuta lösningar:

Anteckna - antingen på dator eller för hand, det som hjälper dig fokusera mest
Delta i samtalet för att aktivera dig och ditt fokus på det som händer
Spela in samtalet för att kunna återgå till det och se vad som sades

Proaktiva lösningar:

Be om att ha mötena tydligt uppdelade om de rör flera saker så att du vet var du behöver fokusera/delta
Ta med något att hålla händerna aktiverade med, stäm av med den som leder mötet i förväg om det är något större som stickning eller liknande. Kan också vara ett gem du vecklar ut och ihop.
Be om att någon för minnesanteckningar för mötet - ofta uppskattat av alla att få

Jag vet inte vad jag ska säga

Akuta lösningar:

Om ni går en runda, lyssna på vad andra säger för att få en bild av vilken sorts input du förväntas ge
Be om förtydligande, säg "jag vill gärna bidra men är lite osäker på hur jag gör det bäst, vilken sorts information/kommentarer skulle vara mest värdefulla för detta möte?"
Om du inte har något särskilt att tillägga, säg det. "Jag håller med det som har sagts tidigare och har inget annat särskilt att tillägga".

Proaktiva lösningar:

Be om tydligt syfte och rollbeskrivning inför varje möte. Varför ses ni? Vad förväntas du bidra med?
Skriv ned ett skript i förväg som du kan läsa upp om du förväntas avrapportera något
Ha ett litet för-möte med en kollega innan mötet för att stämma av vad ni ska bidra med

Avsluta dagen

15:00-15:30, 30 min

Jag vet inte vad jag ska göra

Akuta lösningar:

Gå igenom mailen för att se om det kommit in något som inte kan vänta
Skriv ned allt som du behöver komma ihåg på lappar eller i det system du använder
Skapa någon form av ordning på din arbetsplats

Proaktiva lösningar:

Välj ett system för att kategorisera din mail, t.ex. flaggor, etiketter, färgkodning
Hitta ett system för att samla dina tankar så att du kan släppa dem när du går hem
Se till att du har det du behöver för att ha ordning på arbetsplatsen. Behöver du lådor? Hyllor? Mappar?

Jag vet inte vad jag kan lämna

Akuta lösningar:

Finns det något som är akut och inte kan vänta till imorgon? Hinner du med det innan du behöver gå? Gör det, lämna resten
Om det är saker du skulle behöva göra men inte hinner, fråga personen om det kan vänta
Om det inte finns någon att rådfråga och du inte hinner göra klart, skicka ett mail för att informera om att det blir försenat samt när du kommer att skicka det

Proaktiva lösningar:

Om det finns viktiga deadlines för veckan, stäm av i början av veckan eller åtminstone början av dagen vad som kan vänta eller behöver skickas in
Be att få en kontaktperson för varje uppdrag
Be att få tydliga deadlines och prioriteringar för alla uppgifter

Jag fastnar och lyckas inte sluta

Akuta lösningar:

När din arbetstid är slut, stäng datorn/sluta, även om det finns jobb kvar att göra
Gör en lista på vad du ska göra imorgon, det kan göra att det känns mer avslutat
Ge dig själv 10 minuter till att göra klart det du håller på med, sätt ett larm när tiden är ute och gör något för att bryta - ställ dig upp, blunda, lyft händerna i luften.

Proaktiva lösningar:

Sätt ett larm för när det är dags att plocka ihop
Planera in något (även om det är något kort eller enkelt) efter jobbet så att du måste bryta
Kom överens med en kollega eller vän att komma förbi/ringa dig och hjälpa dig bryta

Uppdaterad den: 09/04/2024